Informativa privacy

Chi tratta i dati

Titolare: WDE srl unipersonale
Partita IVA: 12691210962
Sede legale: Via Preposto Mezzera 57, 20822 Seveso (MB)
Email: info@polyfacto.com
PEC: wde.srl@ultracert.it

Cosa raccogliamo, e perché

Quando visiti il sito

Il sito apre una sessione tecnica per funzionare. Nel farlo registra, in una tabella del nostro database, il tuo indirizzo IP, il tipo di browser (user agent) e il momento dell'ultima attività. Serve a far funzionare la navigazione e a proteggere il sito da abusi. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a erogare un servizio funzionante e sicuro (art. 6.1.f GDPR).

Su tender.polyfacto.com registriamo anche, nel nostro database, come usi il servizio: le pagine che apri, le ricerche e i filtri, le gare e gli enti che segui, con il sito da cui arrivi e il tipo di dispositivo, e se apri le mail del riepilogo e su quali gare clicchi. Se non hai fatto l'accesso sono legate solo alla sessione; quando entri con Polyfacto ID passano al tuo account. Ci servono a capire cosa è utile e a migliorare Tender, restano solo da noi, non le passiamo a nessuno e le cancelliamo dopo 12 mesi. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a migliorare il servizio (art. 6.1.f GDPR); puoi opporti scrivendoci.

Solo se lo accetti sul banner dei cookie usiamo Google Analytics, su polyfacto.com e su tender.polyfacto.com, per misurare le visite: quante persone arrivano, quali pagine guardano e da quale canale. Solo su tender.polyfacto.com, e solo se accetti il marketing, usiamo il pixel di Meta per misurare le nostre inserzioni su Facebook e Instagram. La base giuridica è il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR), che puoi revocare in ogni momento da «Preferenze cookie». Senza consenso quel codice non viene caricato e il tuo browser non contatta quei fornitori. I caratteri tipografici sono serviti dal nostro stesso dominio.

Quando entri con Polyfacto ID

L'accesso all'area riservata è delegato al nostro sistema di autenticazione centrale, Polyfacto ID. Al termine dell'accesso questo sito riceve e conserva il tuo nome, la tua email e un identificativo stabile che ti collega al tuo account. Non conserviamo nessuna password: qui non esiste una registrazione locale, e le credenziali non passano mai da queste pagine.

La base giuridica è l'esecuzione del rapporto che ci lega, cioè darti accesso agli strumenti per cui il tuo account è stato abilitato (art. 6.1.b GDPR).

Quando prenoti una demo

Se compili il modulo «Prenota una demo» raccogliamo il tuo nome e cognome, la ragione sociale della tua impresa, la tua email, il tuo numero di telefono e la partita IVA dell'impresa. La richiesta viene salvata nel nostro database e ci arriva per email; all'indirizzo che hai indicato mandiamo una sola mail di conferma, senza altri messaggi.

Li usiamo solo per ricontattarti, fissare la demo e mostrarti il prodotto; la partita IVA serve a prepararla sulla tua impresa: per Tender, a farti vedere le gare della tua impresa invece di gare d'esempio; per Sign, a mostrarti come compila i dati di un'impresa. Non li usiamo per inviarti pubblicità e non li passiamo a nessuno. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR): senza questi dati non potremmo organizzare la demo che ci hai chiesto.

Quando firmi un contratto con noi

I contratti con i nostri clienti si firmano su sign.polyfacto.com, da un link che mandiamo per email a chi firma per conto dell'impresa. Per preparare il contratto usiamo i dati dell'impresa (ragione sociale, partita IVA, sede, PEC), presi da un fornitore di dati sulle imprese (openapi) a partire dalla partita IVA, o comunicati da voi, e il nome e l'email di chi firma, che ci indicate voi.

Per provare la firma teniamo un registro di quello che succede al contratto: l'invio del link, l'apertura del documento, la richiesta del codice di conferma, i codici sbagliati e la firma. Ogni voce riporta data e ora, indirizzo IP e tipo di browser (user agent). Alla firma registriamo anche il nome e cognome che scrivi e le dichiarazioni che accetti. Il codice di conferma arriva per email e non lo conserviamo: resta solo un'impronta che serve a controllarlo. Come su questo sito, la pagina apre una sessione tecnica che registra IP, browser e ora dell'ultima attività.

Il registro completo è riportato nel certificato in fondo al PDF firmato, che mandiamo a te e a noi. Per fissare l'ora della firma chiediamo una marca temporale a DigiCert, un'autorità di marcatura temporale: le mandiamo soltanto l'impronta del file firmato, cioè una sequenza di caratteri da cui non si ricava né il documento né alcun dato personale.

La base giuridica è la conclusione del contratto che ci lega (art. 6.1.b GDPR) e il nostro legittimo interesse a poter dimostrare chi lo ha firmato, quando e come (art. 6.1.f GDPR).

Quando esprimi una scelta sui cookie

Se interagisci con il banner dei cookie registriamo la prova della tua scelta: le categorie che hai accettato, la data, la versione dell'informativa a cui la scelta si riferisce, un identificativo casuale del browser, il tipo di browser e l'indirizzo IP in forma cifrata, mai in chiaro. Serve a dimostrare che il consenso è stato raccolto correttamente, come la legge ci chiede (art. 6.1.c GDPR, art. 7.1 GDPR). I dettagli sono nella cookie policy.

Quando ci scrivi

Se ci contatti per email o PEC trattiamo l'indirizzo e il contenuto del messaggio per risponderti e, se ne nasce un rapporto, per gestirlo.

Per quanto tempo li conserviamo

Dati di sessione: per la durata della sessione e finché la registrazione non viene rimossa dalla pulizia periodica del database. La sessione scade dopo due ore di inattività.
Uso di Tender (pagine aperte, ricerche, gare ed enti seguiti): 12 mesi, poi li cancelliamo in automatico.
Dati dell'account: finché il tuo account ha accesso ai nostri strumenti. Se l'accesso viene revocato, i dati vengono rimossi salvo quanto dobbiamo conservare per obblighi di legge.
Prova del consenso cookie: per il tempo necessario a dimostrarla, quindi almeno finché quel consenso resta valido, e comunque nei limiti dei termini di prescrizione applicabili.
Richieste di demo: per il tempo necessario a organizzare la demo e a dare seguito alla richiesta. Se non ne nasce un rapporto li cancelliamo; se ne nasce uno, diventano parte di quel rapporto e seguono i suoi tempi.
Contratti firmati e registro della firma: per la durata del contratto e, dopo la scadenza, per tutto il tempo in cui può servire a dimostrarne la firma, cioè nei termini di prescrizione applicabili. Il registro non si modifica: è la prova della firma.
Corrispondenza: per il tempo necessario a rispondere e, se il messaggio riguarda un rapporto contrattuale, per la durata degli obblighi fiscali e contabili collegati.

A chi li affidiamo

Non vendiamo e non cediamo i tuoi dati. Li trattano per nostro conto, come responsabili del trattamento, soltanto i fornitori che ci servono per far funzionare il servizio:

Amazon Web Services per l'infrastruttura che ospita il sito e sign.polyfacto.com, e per l'invio delle email automatiche (link di firma, codici di conferma, copia firmata), nella regione di Milano.
Aruba per la posta elettronica del dominio.
Google Ireland Limited per Google Analytics, solo se hai dato il consenso alla statistica.
Meta Platforms Ireland Limited per il pixel di Meta su tender.polyfacto.com, solo se hai dato il consenso al marketing.

Le infrastrutture che utilizziamo sono nell'Unione europea. Google e Meta possono trattare i dati di statistica e di marketing anche negli Stati Uniti, con le garanzie del Data Privacy Framework UE-USA. I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche quando la legge lo impone.

Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni automatizzate che ti riguardino e non facciamo profilazione. Se accetti il marketing su tender.polyfacto.com, Meta può usare i dati del pixel per scegliere quali inserzioni mostrarti sulle sue piattaforme, secondo la propria informativa.

I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse, e ricevere in un formato leggibile i dati che ci hai fornito. Dove il trattamento si fonda sul consenso, puoi revocarlo senza che questo pregiudichi la liceità di quanto trattato prima.

Scrivi a info@polyfacto.com: rispondiamo entro un mese. Se ritieni che la risposta non sia adeguata, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali o al giudice.

Sicurezza e segnalazioni

Il sito è servito solo in HTTPS. Se hai individuato un problema di sicurezza, gli indirizzi a cui scrivere sono pubblicati in /.well-known/security.txt.

Modifiche

Se cambia quello che raccogliamo, cambia questa pagina, e la data in cima lo dice. Le versioni precedenti non sono pubblicate: quella in vigore è questa.